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Règlements

Association des sourds du Canada

1. SCEAU DE LA SOCIÉTÉ

Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de la société.

2. MEMBRES
2.1 Membres à part entière

Toute organisation composée d’au moins 51 % de personnes sourdes, tant parmi ses effectifs  généraux que dans son conseil d’administration, et de portée provinciale ou territoriale peut devenir membre à part entière de la société sur acceptation par le conseil d'administration.  Il y aura un (1) organisme à part entière dans chaque province et territoire, sauf pour l’Ontario et le Nouveau-Brunswick qui peuvent obtenir deux adhésions à part entière pourvu que l’un soit ASL/anglais et l’autre LSQ/français.  Si une province ou territoire n’a pas de membre provincial ou territorial à part entière, alors jusqu’à deux (2) organisations locales de personnes sourdes auraient le droit de s’affilier comme membre à part entière représentant cette province ou ce territoire.  Chaque province ou territoire disposera exactement de deux votes et peut envoyer jusqu’à deux délégués au conseil de la société.   L’Ontario et le Nouveau-Brunswick auront chacune un (1) vote anglophone/ASL et un (1) vote francophone/LSQ, et le Québec aura deux (2) votes francophone/LSQ.  Tous les délégués doivent être sourds.

2.2 Membres associés

Des organisations non admissibles aux termes de la section 2.1, et des particuliers, peuvent devenir membres associés non-votants du Conseil des délégués en faisant la demande au conseil d'administration et après approbation par celui-ci. Tout membre d’une organisation-membre à part entière est membre associé non votant de la société.

2.3 Frais de cotisation

Les cotisations sont celles déterminées par le conseil d'administration.

2.4 Retrait

Tout membre peut se retirer de la société en lui remettant sa démission par écrit et en en déposant une copie auprès du secrétaire de la société.

2.5 Démission requise

Toute personne peut perdre sa qualité de membre suite à un vote des deux tiers (2/3) des membres réunis en assemblée annuelle, à condition que l’occasion lui soit donnée de se faire entendre à une telle assemblée.

3. SIÈGE SOCIAL

À moins de modification aux termes de la loi, le siège social de la société est situé dans la ville d'Ottawa, dans la province de l’Ontario.

4. CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1 Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil d’administrateurs représentant tout le pays et dont trois administrateurs constitueront un quorum.

4.2 Les administrateurs doivent être des particuliers, être âgés de 18 ans et être habilités par la loi à contracter.

4.3 Les administrateurs doivent avoir été membres, pour au moins un an, d’un organisme local/provincial pour personnes sourdes dans leur lieu de résidence.

4.4 a) Quatre administrateurs seront élus à l’assemblée annuelle.  Deux postes d’administrateur sont prorogés automatiques, comme il est indiqué dans la section

4.5 ci‑dessous.  Les administrateurs seront  nommés en fonction de la représentation entre les régions, les francophones, les genres, etc.

    b)  Les administrateurs entrent en fonction dès la clôture de l’assemblée annuelle à laquelle ils ont été élus.

    c)  Un administrateur sortant devra rester en fonction jusqu’à la dissolution ou l’ajournement de l’assemblée annuelle à laquelle sa retraite a été acceptée et son successeur élu.

4.5 Les administrateurs seront nommés pour un terme de trois ans. 

4.6 Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur :

a)        si un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis par écrit au secrétaire de la société;

b)         si, lors d’une assemblée générale des délégués, une résolution est
adoptée par les deux tiers des délégués présents, visant à lui retirer sa charge;

c)         en cas de décès;

 

s'il y a vacance pour toute raison contenue dans ce paragraphe, les membres à part entière rempliront le poste après avoir été élus par vote d’urgence.

4.7 Les réunions du conseil d'administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs, pourvu que chacun d'entre eux reçoive, autre que par courrier, un préavis écrit de 48 heures. Avis par courrier doit être envoyé 6 au moins 14 jours avant la réunion. Le conseil d'administration doit tenir au moins une (1) réunion par an. Aucune erreur ou omission, dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d'administration, n’invalide ladite réunion ou les mesures qui y ont été prises et tout administrateur peut à tout moment renoncer au préavis et ratifier, approuver et confirmer toute mesure prise ou adoptée à ladite réunion. Chaque administrateur dispose d’une (1) voix.

4.8 Les administrateurs peuvent s’acquitter de leurs travaux au moyen du courrier normal ou électronique, ou par n’importe quel autre moyen de communication approuvé par les administrateurs et permettant à tous les administrateurs d’y participer, et tous travaux ainsi accomplis ont la même validité que s’ils s’étaient déroulés à une réunion à laquelle ils auraient physiquement participé.

4.9 Les administrateurs s’acquittent de leurs fonctions d'administrateur sans rémunération et aucun administrateur ne peut tirer profit, ni directement ni indirectement, d’un tel poste en soi. Un administrateur peut cependant recevoir paiement pour toutes dépenses raisonnables encourues dans l’accomplissement de ses fonctions. Rien dans le présent règlement ne peut être interprété comme empêchant tout directeur de servir la société à un autre titre et d'être rémunéré à ce titre.

4.10 Le conseil d’administration peut nommer tels mandataires, embaucher tels employés et leur payer telle rémunération jugée utile. Lesdites personnes disposent des pouvoirs et accomplissent les taches qui leur ont été confiés par le conseil d’administration au moment de leur nomination.

4.11 Aucun directeur ne peut servir de représentant d’une organisation affiliée à l’ASC (membre  à part entière) dans le conseil de la corporation.

 

5. DIRIGEANTS

5.1 L’équipe des dirigeants de la société deviendra un exécutif national qui se compose d’un ancien président, président, vice-président, secrétaire, trésorier et conseiller, dont au moins un devra être francophone. Nul ne peut cumuler plus d’un poste. Aucun membre de la société ne peut servir simultanément au niveau provincial et national.  Pas plus de deux officiers ne peuvent pas être de la même province ou du même territoire.  Tous les membres du conseil d’administration  de l’exécutif national doivent être des citoyens canadiens.

5.2 Les dirigeants de la société sont élus à une assemblée annuelle des membres. Toute vacance survenant entre les assemblées peut être comblée par les membres à part entière.

5.3 La durée du mandat des dirigeants est soit de trois (3) ans à partir de leur nomination ou élection, soit jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs remplaçants, sauf les exceptions expliquées à la section 5.5.

5.4 Le conseil d’administration peut à tout moment destituer, par voie de résolution, des membres à part entière du conseil d’administration.

5.5 Les postes de vice-président, président et ancien président constituent un seul continuum servant un total de six ans. Les membres élisent le vice-président pour un mandat de deux ans. À la fin de son mandat, le vice-président devient automatiquement président et accomplit un autre mandat de deux ans à ce titre. À la fin du mandat du président, le titulaire devient   automatiquement ancien président et accomplit un autre mandate de deux ans à ce titre. L’élection du vice-président n’aura donc lieu qu’une fois tous les six ans.

5.6 L’ancien président n’a pas droit de vote. Il ou elle agit en qualité de conseiller des officiers et d’ambassadeur de bonne volonté au nom de la société. Il ou elle assiste à toutes les réunions du conseil d’administration et participe pleinement à ses activités. Il ou elle peut présider aux réunions sur demande.  Il ou elle servira comme un parlementaire à toutes réunions officielles du conseil et à l'assemblée générale annuelle.

5.7 Le président est le président-directeur général de la société ; il préside toutes les assemblées et réunions de la société et du conseil d'administration.  Les personnes mises en candidature pour la fonction de président doivent être membres titulaires du conseil d’administration et de l’exécutif national.

5.8 Le vice-président doit, en cas d'absence ou d’incapacité du président, accomplir toutes les tâches et exercer tous les pouvoirs de ce dernier. Il accomplira toute autre tâche que pourrait lui imposer le conseil d'administration. 

5.9 Le secrétaire doit prendre ou faire prendre les dispositions nécessaires à l’émission de convocations aux assemblées ou réunions, la rédaction des procès-verbaux et leur distribution, la tenue d’un registre des membres, le maintien des dossiers et des documents, la garde du sceau de la société, et accomplir toute autre tâche imposer par le conseil d’administration.

5.10 Le trésorier devra prendra ou faire prendre les dispositions nécessaires pour la tenue des registres financiers et la présentation des états financiers, la présentation des états financiers vérifiés à l’assemblée annuelle, la production des rapports annuels de déboursements d’organisme de bienfaisance à l’Agence des douanes et du revenu du Canada, le suivi des placements et des politiques de placement, la mise à jour et l’application du manuel des politiques et procédures financières de l’organisme et accomplir toute autre tâche imposée par le conseil d’administration. Les personnes mises en candidature pour le poste de trésorier  devraient posséder une expérience préalable ou une formation en comptabilité ou dans une discipline financière connexe.

5.11 Le conseiller devrait être choisi en fonction de[C1]  ses qualifications et des besoins. Les responsabilités et le rôle de ce poste seront déterminés par les membres à part entière et/ou le conseil d’administration.

 [C1]Translator’s note: This order seems more logical.

6. EXÉCUTION DE DOCUMENTS

Les instruments écrits, requérant une signature de la société, doivent être signés soit par deux dirigeants au choix, soit par un dirigeant et le directeur exécutif ou autre membre du personnel supérieur de la société. Tout instrument écrit ainsi signé sera obligatoire pour la société, sans autre autorisation ou formalité. Le conseil d’administration est autorisé à nommer un ou plusieurs mandataires ayant qualité soit de signer, au nom de la société, des instruments écrits, de façon générale, soit de signer certains instruments en particulier. Le sceau de la société peut être apposé au besoin aux instruments écrits ainsi signés. Le terme "instrument écrit" englobe les chèques, titres, hypothèques, charges, cessions, et transferts de biens immeubles ou personnels, immobiliers ou mobiliers, contrats, reçus libératoires et libérations pour le paiement d’argent ou autres obligations, transferts et cession de titres, actions, obligations, débentures ou autres valeurs mobilières, ainsi que toutes écriture.

7. RÉUNIONS DU CONSEIL DES DÉLÉGUÉS

7.1 Les membres se réunissent en conseil au moins une fois l’an.

7.2 Les fonctions du Conseil des délégués consistent à :

i) initier et approuver l’orientation générale des activités de la société;

ii) élire un vice-président, un secrétaire, un trésorier, et un conseiller chargés de gérer les affaires de la société.

7.3 L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale du Conseil des délégués doit se tenir au siège social de la société ou à toute date ou lieu que peut fixer le conseil d’administration. Outre l’étude des autres points à l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit traiter du rapport des administrateurs, des états financiers et du rapport des vérificateurs des comptes, et la nomination des vérificateurs pour l’année à venir.  L'assemblée peut adopter de nouveaux règlements ou amender des règlements existants ou les abroger, sous réserve des préavis prévus par les présents règlements, et traiter de toutes autres, affaires pouvant être traitées par une assemblée générale.  Les membres du conseil d’administration de la société seront élus par les membres lors de l’assemblée annuelle. 

7.4 La société peut tenir des assemblées générales des membres aux dates, lieux et heures que déterminera le conseil d'administration. L'assemblée générale peut adopter de nouveaux règlements ou en abroger d'anciens, sous réserve des préavis prévus par les présents règlements, et traiter de toutes autres affaires de la société.

7.5 Quatre (4) membres de la société peuvent demander au conseil d'administration de convoquer   une assemblée générale, en présentant au président ou au secrétaire une demande par écrit, signée par le ou les délégués des quatre membres à part entière. Sur réception d’une telle demande, le conseil d'administration doit convoquer une assemblée générale de la  société dans les vingt et un (21) jours suivant la demande.

7.6 Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou générale, indiquant la date, heure et lieu de celle-ci et la nature générale des affaires à traiter, doit être remise ou envoyée à chaque membre et à son ou ses délégués, s’ils sont connus, au moins trente (30) jours avant la date de l’assemblée, à l’adresse des membres indiquée dans les dossiers de la société. L’avis d’une assemblée où des affaires spéciales seront traitées doit fournir au membre       suffisamment de détails pour lui permettre de se former un jugement éclairé sur la décision à prendre.

7.7 Le quorum pour traiter des affaires d’une assemblée annuelle ou générale du Conseil des délégués est constitué soit des deux tiers des délégués du Conseil, soit de dix (10) délégués selon que l’un ou l’autre est plus bas.  Deux (2) délégués constituent cependant un quorum pour ajourner l’assemblée.

7.8 Chaque membre à part entière doit aviser par écrit le secrétaire de la société du ou des noms des délégués, nommés au conseil, au moins quatorze (14) jours avant l’assemblée annuelle.

7.9 Tout délégué, sauf le président, a droit à un vote à l’assemblée. Toute question, adressée à une assemblée, sauf celles où la loi ou les présents règlements exigent une majorité des deux tiers, sont adoptées par la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée a la voix prépondérante. Les délégués votent au nom des organisations-membres.

8. EXERCICE FINANCIER

Sauf indication contraire du conseil d'administration, 1’exercice financier de la société prend fin le 31 mars.

9. COMITÉS

Le conseil d'administration ou le Conseil des délégués peut nommer les comités nécessaires et peut rémunérer, congédier et décider des mandats de leurs membres.

10. MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

Les règlements de la société non contenus dans les lettres patentes et/ou les lettres patentes supplémentaires peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement, adopté par un vote affirmatif d’au moins deux tiers des délégués présents lors d’une assemblée générale ou annuelle. Un préavis de soixante jours est requis pour les modifications ou abrogations de règlements et le texte des modifications proposées. L'abrogation ou la modification desdits règlements n'entre pas en vigueur avant son approbation par le ministère de la Consommation et des Corporations.

11. VÉRIFICATEURS

À chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes de la société.  Le vérificateur doit faire son rapport à l’assemblée annuelle suivante. Il reste en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, mais les administrateurs peuvent pourvoir à toute vacance qui se produirait fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil d'administration.

12. REGISTRE

Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou toute loi applicable.

13. RÈGLEMENTS

Le conseil d'administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu’à 1'assemblée annuelle suivante des sociétaires lors de laquelle ils doivent être ratifiés.  S’ils n’y sont pas ratifiés, ils cessent à ce moment-là d’être applicables.

14. DROITS D'EMPRUNTS

14.1 Les administrateurs peuvent de temps en temps à autre :

a) emprunter de l’argent contre le crédit de la société;

b) émettre des obligations, débentures, titres de débenture ou autres titres de la société et engager ou vendre ceux-ci pour de telles sommes et à de tels prix jugés opportuns ou nécessaires en vue de garantir toute dette ou obligation de la société;

c) imputer, hypothéquer ou engager tous biens réels ou personnels de la société, y compris ses dettes comptables et prêts au jour le jour, droits, pouvoirs, engagements et franchises de   la société pour garantir toutes obligations, débentures, fonds-obligations ou autres titres, ou tout passif de la société.

14.2 Les administrateurs peuvent de temps à autre autoriser tout administrateur ou tous administrateurs, dirigeant ou dirigeants, employé de la société ou autre personne ou personnes, qu’ils aient des liens ou non avec la société, à prendre des dispositions par rapport aux fonds empruntés ou à être empruntés comme ci-dessus, ainsi que par rapport aux termes et conditions des emprunts susdits et aux titres offerts en échange.  Lesdits administrateurs ont en outre le pouvoir de varier ou modifier de telles dispositions, termes et conditions et d’offrir tels titres supplémentaires pour tous fonds empruntés ou encore dus par la société autoriseraient et, de façon générale, gérer, transiger ou régler l’emprunt de tous fonds par la société.

14.3 Les administrateurs peuvent de temps à autre autoriser tout administrateur ou tous administrateurs, dirigeant ou dirigeants, employé de la société ou autre personne ou personnes, qu’ils aient des liens ou non avec la société, à signer, exécuter et donner au nom, de la société tous documents, accords ou promesses nécessaires ou désirables à ces fins et à tirer, établir, accepter, endosser, exécuter et émettre des chèques, billets  à ordre, traites, connaissements et autres instruments négociables ou transférables. Ceux-ci et tous leurs renouvellements ou substitutions ainsi signés obligent la société.

14.4 Les pouvoirs ainsi conférés sont censés être en sus et non en échange de tous pouvoirs d'emprunt de fonds par la société, dont disposent ses administrateurs ou dirigeants indépendamment d’un règlement d'emprunt.

15. DISSOLUTION

En cas de la dissolution ou liquidation de la société, tous ses biens qui restent après paiement des dettes seront distribués, au Canada, à une ou plusieurs charités sourdes reconnues.